Protestantse gemeente Willemstad protocol overlijden.
Protocol: Wat te doen bij een overlijden, wie regelt wat en waar moet aan gedacht worden.
Doel van dit protocol: duidelijkheid in de procedure rondom een overlijden voor zowel familie als alle betrokkenen hieronder genoemd.
Familie meldt een overlijden bij de begrafenisondernemer.
De begrafenisondernemer neemt contact op over:
- Reserveren van de kerk indien wenselijk ( dhr. Jan Timmers )
- Reserveren van een graf indien nodig ( dhr. Jan Timmers) Waarbij vermeld dat er een reglement van de begraafplaats is, welke beheerd wordt door de Kerkrentmeesters.
De begrafenisondernemer gaat in overleg met de familie een voorganger vragen om de rouwplechtigheid te leiden. Indien wij, als Protestantse Gemeente, een eigen predikant en/of pastoraal medewerker hebben, gaat daar de voorkeur naar uit. De begrafenisondernemer neemt contact op met de voorganger van de PGW ds. Nicolien Luitwieler of in tijden van vacature de consulent (waar afspraken over bekend zijn binnen de kerkenraad), om datum en tijd af te spreken wanneer de rouwplechtigheid zal plaatsvinden. Indien de gemeente vacant is zal zo nodig in overleg met de consulent van de gemeente en de familie een voorganger van elders gezocht worden. Indien wenselijk kan ook contact gezocht worden via de scriba van de Protestantse Gemeente te Willemstad dhr. Piet Hollemans.
Pas als al deze personen een datum en tijd overeengekomen zijn en ook de kerk en begraafplaats is beschikbaar, kan aan de familie worden aangegeven dat die datum en tijd definitief is voor het drukken van de rouwkaarten.
De begrafenisondernemer regelt dragers en dhr. Jan Timmers regelt de grafdelvers en in overleg met de familie een organist.
Indien de overledenen opgebaard is in de rouwkamer van de begrafenisondernemer is er mogelijkheid tot rouwbezoek aldaar, dit kan in samenspraak met de begrafenisondernemer, welke zal regelen dat er een gastheer aanwezig is.
Het condoleancebezoek voor of na de dienst wordt geregeld door de begrafenisondernemer. Mogelijkheden zijn “de Gaard”, ons kerkelijk centrum aan de Voorstraat of Gebouw “Irene” aan de Grimhoek. Indien gekozen wordt voor “de Gaard”, regelt dhr. Ad Driesprong ( beheerder gebouw “de Gaard”) personeel van Restaurant de Rosmolen om te serveren (koffie/thee/cake/broodjes, al naar gelang de wens van de familie ). Gaarne bij reservering vermelden hoeveel mensen er verwacht worden, dit mede om te beoordelen welke ruimte gebruikt gaat worden en hoeveel personeel om te helpen bij het serveren.
De liturgie wordt gemaakt door de voorganger en levert deze aan bij de Repro te Willemstad om te drukken. Ook hierbij vermelden hoeveel liturgieën. De begrafenisondernemer haalt de liturgieën op bij de Repro en zorgt dat ze in de kerk beschikbaar zijn bij de afscheidsdienst. (De rekening hiervan stuurt de Repro naar de begrafenisondernemer). Of de voorganger regelt het drukken van de liturgieën zelf en brengt die mee voor aanvang van de dienst.
De begrafenisondernemer haalt de liturgieën op bij de Repro en zorgt dat ze in de kerk beschikbaar zijn bij de afscheidsdienst.
Dhr. Jan Timmers zorgt dat de kerk netjes is en meldt bij de rouwdienst bij evt. kerkopenstelling en ten aanzien van mogelijk geplande rondleidingen.
De begrafenisondernemer regelt de ontvangst van bloemen in de kerk en schikt ze bij de kist.
Dhr. Jan Timmers of de begrafenisondernemer reserveert het aangegeven aantal plaatsen wat de familie aangeeft, meestal meld de familie dit bij de begrafenisondernemer.
De begrafenisondernemer regelt het ontvangst van de genodigden in de kerk.
Tijdens de dienst kan er een geluid/beeldopname gemaakt worden, welke de familie zelf kan downloaden of ze kunnen dit vragen via de begrafenisondernemer. Graag aangeven vooraf of dit wenselijk is, zodat er iemand gevraagd kan worden de opnames te maken. De dienst vanuit de Koepelkerk kan worden uitgezonden via de kerktelefoon.
Telefoonnummers:
Dhr. Jan Timmers 0168-473482 of 06-53463589
Dhr. Ad Driesprong 06-53729778
Scriba dhr. Piet Hollemans 0168-473304 / 06-21137638 of scriba@pgwillemstad.nl
Augustus 2021
Overzicht begraafplaats
Contactpersoon/beheerder:
Dhr. J.A. Timmers
06-53463589
timmersbv@hotmail.com
Administratie:
Mevr. J. Driesprong- Fioole
Grimhoek 4, 4797 AJ Willemstad
06-27271945
administratie@pgwillemstad.nl
Bank:NL54 INGB 000 10 95 924
