Protocol bij overlijden 
Doel: afspraken rondom een overlijden voor zowel nabestaanden als alle betrokkenen hieronder genoemd.
- Familie meldt een overlijden bij de uitvaartondernemer.
- Vaststellen datum: de uitvaartondernemer neemt contact op over:
- Reserveren van de Koepelkerk of De Gaard (dhr. Jan Timmers)
- Reserveren van een graf (dhr. Jan Timmers), zie ook reglement begraafplaats.
- Beschikbaarheid voorgangers (ds. Nicolien Luitwieler of kerkelijk werker Hanneke Blom), of in tijden van vacature de scriba van de Protestantse Gemeente te Willemstad (dhr. Piet Hollemans).
- Bij een uitvaart is er veel ruimte om de dienst persoonlijk te maken.
- De dienst kan in de Koepelkerk plaatsvinden of op andere locatie zoals in crematorium of elders. De voorganger is daarin flexibel. De voorganger kan de dienst leiden of een bijdrage leveren aan de dienst. Dit gaat in overleg met de nabestaanden.
- Als er zwaarwegende redenen zijn om te kiezen voor een andere dan (één van de) eigen voorganger(s) dan vragen wij de nabestaanden dit kenbaar te maken bij de scriba zodat in onderling overleg tot goede afspraken gekomen kan worden. Eventuele extra kosten die verbonden zijn aan een gastvoorganger komen voor rekening van de nabestaanden.
Pas als al deze personen een datum en tijd overeengekomen zijn en ook de kerk en begraafplaats is beschikbaar, kan aan de familie worden aangegeven dat die datum en tijd definitief is voor het drukken van de rouwkaarten. Rouwkaart sturen naar de scriba en voorganger.
- De uitvaartondernemer regelt dragers en dhr. Jan Timmers regelt de grafdelvers.
- Indien de overledenen opgebaard is in de rouwkamer van de uitvaartondernemer is er mogelijkheid tot rouwbezoek aldaar, dit kan in samenspraak met de uitvaartondernemer, welke zal regelen dat er een gastheer aanwezig is.
- Het condoleancebezoek voor of na de dienst wordt geregeld door de uitvaartondernemer. Mogelijkheden zijn “De Gaard”, aan de Voorstraat of Gebouw “Irene” aan de Grimhoek. Indien gekozen wordt voor “De Gaard”, regelt dhr. Ad Driesprong (beheerder gebouw “De Gaard”) personeel van Restaurant De Rosmolen om te serveren (koffie/thee/cake/broodjes, al naar gelang de wens van de nabestaanden). Gaarne bij reservering vermelden hoeveel mensen er verwacht worden, dit mede om te beoordelen welke ruimte gebruikt gaat worden en hoeveel personeel nodig is om te helpen bij het serveren.
- Dienst in de Koepelkerk:
- Inventarisatie wensen: organist, koster, powerpoint- en camerabediening, gebruik piano, klokken wel/niet luiden (dhr. Jan Timmers).
- Het liturgieboekje wordt gemaakt door de voorganger en levert deze aan bij de Repro te Willemstad om te drukken. Ook hierbij wordt vermeld het aantal liturgieën. De uitvaartondernemer haalt de liturgieën op bij de Repro en zorgt dat ze in de kerk beschikbaar zijn bij de afscheidsdienst. (De rekening hiervan stuurt de Repro naar de uitvaartondernemer).
- Dhr. Jan Timmers zorgt dat de kerk gereed is en meldt de rouwdienst bij evt. kerkopenstelling en ten aanzien van mogelijk geplande rondleidingen.
- De uitvaartondernemer regelt de ontvangst van bloemen in de kerk en schikt ze bij de kist.
- De uitvaartondernemer reserveert het aangegeven aantal plaatsen wat de familie aangeeft, meestal meldt de familie dit bij de uitvaartondernemer en legt tevens boekjes op de plaatsen.
- De uitvaartondernemer regelt het ontvangst van de genodigden in de kerk en deelt de liturgieboekjes uit.
- Tijdens de dienst kan er een geluid/beeldopname gemaakt worden, welke de familie zelf kan downloaden of ze kunnen dit vragen via de uitvaartondernemer. De dienst vanuit de Koepelkerk kan worden uitgezonden via de kerktelefoon, kerkomroep en YouTube.
Telefoonnummers:
Dhr. Jan Timmers 0168-473482 of 06-53463589
Ds. Nicolien Luitwieler 06-23605843
Hanneke Blom 06-57323416
Dhr. Ad Driesprong 06-53729778
Scriba dhr. Piet Hollemans 0168-473304 / 06-21137638 of scriba@pgwillemstad.nl (Postadres: Fortweg 6 4794 SC Heijningen)
Overzicht begraafplaats
Contactpersoon/beheerder:
Dhr. J.A. Timmers
06-53463589
timmersbv@hotmail.com
Administratie:
Mevr. J. Driesprong- Fioole
Grimhoek 4, 4797 AJ Willemstad
administratie@pgwillemstad.nl
Bank: NL54 INGB 000 10 95 924
Overzicht begraafplaats
Contactpersoon/beheerder:
Dhr. J.A. Timmers
06-53463589
timmersbv@hotmail.com
Administratie:
Mevr. J. Driesprong- Fioole
Grimhoek 4, 4797 AJ Willemstad
administratie@pgwillemstad.nl
Bank:NL54 INGB 000 10 95 924
